电话职场礼仪
在职场中打电话跟平时生活中和亲友打电话是不同的,要讲究很多技巧,都有哪些呢?下面是小编整理的电话职场礼仪,希望能帮助到大家!
1、选择打电话的时间
你会喜欢在休息时间接听陌生的电话吗?肯定大多数人是反感的。
那么在准备给客户打电话的时候,应该确认好时间段,不管是第一次给客户打电话还是做回访的,都要把握好打电话的时间。
一般休息时间最好不要打电话,周二到周四的早上10点—11点或下午3点—5点是合适的和客户电话沟通时间。错误的时间会大大减少沟通的成功率。
2、打好腹稿
电话的特点,及时性强,承载的信息量小。打电话前,把要沟通的内容简单罗列出来,放在旁边。和客户沟通的时候按照逻辑顺序来,避免漏掉重要的事情。这样条理清晰,效率提高很多。
通话时间宜短不宜长,最好控制在三分钟之内,长话短说。
打电话给对方,一定要自报家门。尊称问好,先介绍自己。确认对方身份后,务必要来一句,“请问您现在方便讲电话吗?”
就餐时间尽量别打电话,工作这么忙,中午就这么点时间吃个饭,享受下生活,打了个长长的电话,影响食欲,破坏消化系统。
3、接电话,电话响两三声后接听
铃声一响,你马上就接起来,对方吓一跳,没有心理准备,这不礼貌。最佳的时间,是电话响两三声后接听。
如果响到六声以上,你还没有接电话,对方会十分急躁,因为他在这段时间,几乎所有注意力都在电话上。这种情况,接听电话后应该首先致歉。
职场中常用的联系人,最好存在通讯录里。试想下,如果对方电话打过来,你一接,“您好……”和“喂,老王啊,今儿这么有空想起我来了呢……”感觉是不是差很多?
一声“您好”是透着礼貌,但也透着陌生,对方没准儿还琢磨呢,这个家伙居然没存我手机号,没拿我当朋友啊……
4、礼貌有效的沟通
打电话的第一声很重要。客户接听电话后,应该首先介绍自己,自报家门并且声音亲切礼貌,吐字清晰。
打电话的时候声音要适中,不要大喊大叫,你以为怕客户听不清楚。但是现在的通讯设备都很好,根本不要很大声。
而且你这样的行为会让客户对你的印象减分,还会影响到周围的.同事。
电话沟通本来就比面对面交流要困难一些,很多细节要在明确的时间里说清楚,讲明白,并让客户理解是非常重要的。
5、做好记录
和客户打电话之前,在旁边放一个本子/白纸和笔,随时记录电话沟通过程中重要的点和问题。
快结束对话的时候复述总结重要的内容,再次确认客户的需求等,后续才能更好地跟进。
6、电话沟通中的注意事项
(1)不要打断对方讲话;
(2)给对方明确的回应
让对方把话讲完,不论他说的对或不对,这是基本的尊重。
沟通中要注意回应,适时的说“好的/可以/没问题”,不要半天不吭声,或者秀鼻音“嗯/啊/哦”……
讲话后询问对方意见,不要说“你听清楚了吗”,要说“我讲明白了吗”。
7、挂电话前,不要忘记总结确认
在电话沟通中,达成了什么共识,告知了几件事情,一定要最后做一下确认,这个动作至关重要。
谁先挂电话,是一个有意思的问题。以前有人和我说,“对方先挂”,这个想法其实有bug,万一对方也这么想怎么办?就进入了死循环。
在礼仪上解决顺序的问题,原则是:尊重为先。谁是尊者?长辈是尊者,在职场,客户是尊者,老板是尊者,领导是尊者,异性交往中女性是尊者。
8、礼貌结束对话
结束通话的时候,应该礼貌地说声“再见”。尽量在客户挂断之后再挂电话,以表示尊重。